50 % MENEJ ČASU PRI SPRACOVANÍ FAKTÚR V GREMI KLIMA
O SPOLOČNOSTI
GREMI Group patrí medzi významných dodávateľov riešení v oblasti technických zariadení budov, klimatizácie, vykurovania, chladenia a vzduchotechniky. Pôsobí na Slovensku aj v Českej republike a realizuje projekty od návrhu a dodávky technológií až po servis a dlhodobú správu.
Súčasťou stratégie spoločnosti je digitalizácia procesov, štandardizácia dát a zavádzanie nástrojov podporujúcich efektívne riadenie celej skupiny.
S AKÝMI VÝZVAMI SA SPOLOČNOSŤ STRETÁVALA
Jednotlivé spoločnosti skupiny GREMI si postupne vytvorili vlastné postupy spracovania prijatých faktúr. Niektoré faktúry prichádzali elektronicky, iné papierovo, schvaľovanie a evidencia prebiehali rôznymi spôsobmi a veľká časť procesov bola manuálna. Pri väčšom objeme dokumentov bolo náročné sledovať, kde sa faktúra nachádza, kto ju schvaľuje a v akej fáze spracovania sa práve nachádza. Spoločnosť zároveň potrebovala zjednotiť procesy naprieč skupinou, vytvoriť jednotné dátové štruktúry, zvýšiť kontrolu nad nákladmi projektov a pripraviť sa na ďalšiu automatizáciu a využitie AI.
AKÉ RIEŠENIE SME PONÚKLI
Implementovali sme riešenie na digitalizáciu spracovania a schvaľovania faktúr postavené na platforme M-Files v kombinácii s technológiou ABBYY na inteligentné vyťažovanie údajov z dokumentov. Naším cieľom nebolo iba odstrániť papier. Spoločne sme vytvorili jednotný proces pre
všetky spoločnosti skupiny a nastavili pravidlá, ktoré prinášajú konzistentné dáta, vyššiu transparentnosť a jednoduchšie riadenie nákladov. Prichádzajúce faktúry sa automaticky digitalizujú a pomocou technológie ABBYY sa z nich vyťažujú kľúčové údaje bez potreby
manuálneho prepisovania. Používateľ pri spracovaní faktúry dopĺňa len základné informácie a systém následne automaticky zabezpečí rozúčtovanie, predkontáciu aj priradenie nákladov k správnym projektom.
Do riešenia je dnes zapojených približne 150 schvaľovateľov a viac ako 20 používateľov pracujúcich so spracovaním faktúr.
BENEFITY DANÉHO RIEŠENIA
Zrýchlenie procesov a menej manuálnej práce
Najväčší prínos zaznamenalo ekonomické oddelenie. Činnosti, ktoré bolo predtým potrebné vykonávať ručne, dnes prebiehajú automatizovane.
Podľa odhadu spoločnosti GREMI sa čas potrebný na spracovanie faktúr znížil minimálne o 50 %.
Dokumenty vždy pod kontrolou
Používatelia majú okamžitý prehľad o tom, kde sa dokument nachádza, kto ho schvaľuje a v akej fáze procesu sa nachádza. Všetky dokumenty sú
uložené v centrálnom prostredí, čo zjednodušuje spoluprácu a zastupiteľnosť pracovníkov.
Jednotné dáta pre celú skupinu
Vytvorili sme jednotný dátový základ vrátane spoločných číselníkov a pravidiel evidencie nákladov. Vedenie tak získalo lepší reporting, vyššiu kvalitu dát a lepšiu kontrolu nad projektmi.
Pripravenosť na ďalšiu automatizáciu a AI
Projekt vytvoril pevný základ pre ďalší rozvoj digitalizácie. Vďaka centralizovaným a kvalitným dátam môže spoločnosť rozširovať automatizáciu
aj do ďalších oblastí a využívať nástroje umelej inteligencie.
Vyššia bezpečnosť a pripravenosť na audit
Všetky dokumenty sú uložené v bezpečnom centrálnom prostredí s presne definovanými prístupovými právami a kompletnou auditnou
stopou. Spoločnosť tak získala vyššiu kontrolu nad dokumentmi aj jednoduchšiu pripravenosť na audity.
„Konica Minolta pre nás nebola len dodávateľom technológie, ale partnerom pri digitalizácii procesov. Oceňujeme otvorenú komunikáciu,
odborné konzultácie a ochotu prispôsobiť riešenie našim potrebám. Vďaka tomu sa nám podarilo vytvoriť pevný základ pre ďalší rozvoj
a automatizáciu.“
Pavel Lipták,
Strategic Development Manager & ISMS General Manager, GREMI Group