Digitalizácia schvaľovacích procesov v spoločnosti Volkswagen Slovakia
JADRO PRÍPADOVEJ ŠTÚDIE
Volkswagen Slovakia zápasil so zložitým a neefektívnym schvaľovacím procesom, ktorý spomaľoval prácu a zaťažoval administratívu. Konica Minolta priniesla riešenie v podobe digitalizácie procesov pomocou systému Nintex Automation K2, ktorá automatizovala workflow, zjednodušila schvaľovanie a integrovala sa do IT infraštruktúry. Výsledkom bolo rýchlejšie spracovanie, menej chýb a výrazná úspora času.
PROBLÉM, KTORÝ CHCEL ZÁKAZNÍK VYRIEŠIŤ
V spoločnosti Volkswagen Slovakia existuje viac ako 500 procesov, ktoré sú riadené buď centrálne alebo decentralizovane. Schvaľovacie procesy vyžadovali, aby všetci účastníci schválili danú žiadosť v správnom poradí, pričom niektoré procesy prebiehajú paralelne a iné postupne.
PAPIEROVÉ FORMULÁRE MALI NIEKOĽKO NEDOSTATKOV:
- Žiadatelia museli neustále sledovať stav svojich žiadostí.
- Vypĺňanie formulárov bolo časovo náročné a často si vyžadovalo vyhľadávanie informácií v rôznych systémoch.
- Ak bola žiadosť zamietnutá, celý proces sa musel opakovať.
VÝZVY V ČÍSLACH
- Viac ako 500 rôznych schvaľovacích procesov (centrálne a decentralizovane riadených)
- Odstránenie 12 000 manuálnych podpisov ročne
- 5 000 ušetrených papierových formulárov ročne
PAPIEROVÉ FORMULÁRE A MANUÁLNE PROCESY ZNAMENALI:
zdĺhavé schvaľovanie
časté chyby pri manuálnom spracovaní
zbytočné sledovanie informácií
Volkswagen Slovakia hľadal efektívne digitálne riešenie, ktoré by tento problém odstránilo.
AKÉ RIEŠENIE SME PONÚKLI?
Pre Volkswagen Slovakia sme implementovali systém Nintex Automation K2, ktorý je súčasťou ich IT infraštruktúry a umožňuje digitalizáciu a automatizáciu schvaľovacích procesov.
VÝHODY RIEŠENIA
ZVÝŠENIE EFEKTÍVNOSTI A ZNÍŽENIE ADMINISTRATÍVNEJ ZÁŤAŽE
- Modernizácia zjednodušila pracovný postup a odstránila zbytočné kroky.
- Automatizované validácie a schvaľovania umožňujú rýchlejší pohyb žiadostí v systéme.
ÚSPORA ČASU A ZNÍŽENIE POČTU CHÝB
- Odstránila sa potreba manuálneho sledovania informácií a prepisovania údajov.
- Automatizácia znížila počet chýb vznikajúcich pri manuálnom spracovaní žiadostí.
VYHODNOTENIE
Volkswagen Slovakia hodnotí spoluprácu so spoločnosťou Konica Minolta ako vysoko profesionálnu. Technická podpora a flexibilita dodaného riešenia umožnili bezproblémovú implementáciu a elimináciu prípadných prekážok.
VYUŽITIE SYSTÉMU V RÔZNYCH OBLASTIACH:
- Podpora asistenčného pracoviska
- Správa zmlúv
- Správa faktúr
- Dodržiavanie predpisov
- Nástup nových zamestnancov
- Prijímanie zákazníkov
- Procesy schvaľovania výroby a financií
Spoločnosť plánuje rozšíriť digitalizáciu do ďalších oblastí s cieľom zefektívniť administratívne procesy v celej organizácii.
O SPOLOČNOSTI
Spoločnosť Volkswagen Slovakia pôsobí na Slovensku od roku 1991 a počas svojej histórie vyrobila viac ako 7 miliónov vozidiel. Spoločnosť je kľúčovým pilierom slovenského exportu a najväčším súkromným zamestnávateľom v krajine, ktorý zamestnáva viac ako 11 000 ľudí. Okrem výroby ôsmich modelov vozidiel štyroch koncernových značiek (Volkswagen, Audi, Porsche a Škoda) vyrába vo svojom závode v Martine aj komponenty pre prevodovky a podvozky. Spoločnosť dlhodobo investuje do inovácií a digitalizácie procesov s cieľom zvýšiť efektivitu a znížiť administratívnu záťaž.