M-Files HR - dokumenty
Zavedenie systému pre správu dokumentov (DMS) centralizuje HR dokumenty na jedno miesto, zautomatizuje rutinnú administratívu (tvorba, schvaľovanie, distribúcia) a zlepší dohľadateľnosť, bezpečnosť a verzovanie. Výsledkom je rýchlejšia obsluha zamestnancov, menej chýb a jednotný štandard dokumentov naprieč firmou.
Osobné údaje
Modul môže zjednocovať kľúčové dáta o zamestnancovi do jednej „karty“ a nadviazaných evidencií (napr. vzdelanie, zručnosti, pracovnoprávne údaje, zrážky zo mzdy). Umožňuje rýchle vyhľadávanie a filtrovanie podľa zvolených kritérií, prideľovanie podriadených zamestnancov nadriadeným a generovanie prehľadov pre manažment. Vďaka riadeným prístupom je možné bezpečne sprístupniť iba relevantné časti dát konkrétnym rolám.
Nábor
Podporuje evidenciu uchádzačov vrátane profilu, histórie a priložených dokumentov (CV, motivačný list ap.), správu výberových konaní a spolupracujúcich organizácií (napr. agentúry, úrady). Umožňuje kontrolu duplicít, pokročilé filtrovanie kandidátov a štruktúrované záznamy z pohovorov (vrátane sád otázok pre jednotlivé kolá). Súčasťou je aj riadená komunikácia s kandidátmi (hromadné aj cielené e-maily) a prehľad nákladov na náborové aktivity.
Komunikácia
Modul automatizuje a eviduje e-mailové udalosti a oznámenia (napr. koniec skúšobnej doby, výročia, expirácie školenia/OOP), vrátane definície podmienok, frekvencie, času odoslania a cieľových skupín. Umožňuje spravovať šablóny, prílohy a adresár externých adresátov/skupín, sledovať stav odosielania (odoslané/čaká/čaká na potvrdenie) a uchovávať „e-mailový stack“ pre dohľadateľnosť. Vďaka tomu máte preukázateľné doručenie informácií a jednotnú komunikáciu naprieč organizáciou.
Školenia personálu
Eviduje vzdelávacie plány, školiace aktivity a ich parametre (typ, termíny, platnosť/expirácia, účastníci, náklady, hodnotenie, efektivita) a umožňuje ukladať súvisiace prílohy k zamestnancovi či aktivite. Podporuje automatické generovanie plánov podľa pozície a cyklických školení, plánovanie rozpočtov a porovnanie s reálnym čerpaním. Súčasťou sú automatické upozornenia na blížiace sa termíny či koniec platnosti a pozvánky na školenia (vrátane možnosti vytvorenia udalosti v kalendári).
Bezpečnosť na pracovisku (BOZP)
Pokrýva evidenciu rizikových faktorov a pracovných miest, kontrolných aktivít (meranie, revízia), pracovných úrazov a chorôb z povolania a nadviazané prehľady pre reporting. Umožňuje sledovať lekárske prehliadky a školenia súvisiace s BOZP a pracovať s osobnými ochrannými prostriedkami (OOP) – prideľovanie podľa profesie, hromadné pridelenie, kontrola expirácií i minimálnych zásob. Notifikácie (napr. na expiráciu OOP) je možné napojiť na komunikačný modul a tým zautomatizovať včasné informovanie zodpovedných osôb.
Adaptácia zamestnancov
Umožňuje riadiť onboarding/adaptačný proces cez plány a kroky pre pracovné miesta aj individuálne adaptačné plány, vrátane priradenia vychovávateľov/mentorov. Eviduje plnenie krokov, priebežné „známky“/hodnotenia a hodnotiace listy aj ich šablóny, aby bol proces jednotný a merateľný. Je možné prepojiť splnenie adaptačných krokov s následným vyhodnotením a získať tak prehľad o priebehu adaptácie naprieč tímami i jednotlivcami.