M-Files HR - dokumenty

Možné Výstupy  

• pracovná zmluva, vrátane dodatku, 

• dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru – dohoda o vykonaní práce, o brigádnickej práci študentov, o pracovnej činnosti, 

• zápočtový list, registračný list fyzickej osoby – v listinnej aj elektronickej forme, 

• oznámenie zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie – v listinnej aj elektronickej forme, 

• žiadosť o vystavenie prenosného dokumentu A1 z dôvodu vyslania zamestnanca na územie iného členského štátu EÚ, 

• potvrdenie o uzatvorení pracovnoprávneho vzťahu cudzinca pre účely zdravotného poistenia, 

• informačná karta pre štátnych príslušníkov tretích krajín, 

• informačná karta občana EÚ,... 

Získavanie zamestnancov 

• databáza uchádzačov (evidencia osobných údajov, odborných vedomostí, predchádzajúcich zamestnaní, požiadaviek uchádzača,...), 

• evidencia spolupracujúcich organizácií (personálne agentúry, UPSVaR,...), 

• akcie (evidencia výberových konaní, zoznamy účastníkov, sledovanie nákladov), 

• definícia otázok pokladaných na prijímacom pohovore pre 1.kolo, prípadne 2.kolo, 

• prepojenie otázok vzťahujúcich sa ku kompetenciám na pracovné miesto uchádzača. 

• výber vhodných uchádzačov podľa kritérií (detailný, prehľadný užívateľský filter), 

• kontrola duplicity záznamov (pri pridávaní uchádzača do databázy), 

• možnosť pripojenia externých súborov (životopis, motivačný list, fotografia, ...), 

• sledovanie povolenej dĺžky evidencie uchádzačov, 

• automatické poslanie e-mailu všetkým, resp. vybraným účastníkom konkrétneho výberového konania,  

• automatické poslanie e-mailu vyfiltrovaným uchádzačom priamo z modulu, 

• možnosť interaktívne zaznamenávať odpovede na prijímacom pohovore s uchádzačom, 

• automatické odoslanie informácie uchádzačom o ich zaregistrovaní do databázy systému spoločnosti. 

Komunikacia 

• evidencia e-mailových akcií (napr. návrat z mimo-evidenčného stavu, koniec skúšobnej doby, životné jubileum, koniec platnosti školenia, ...), 

• evidencia externých adresátov a skupín, 

zásobník e-mailov - (evidencia všetkých automaticky generovaných e-mailových notifikácií). 

• definovanie a editácia rôznych nastavení e-mailových akcií: sledované obdobie, frekvencia kontroly, čas odoslania, adresáti, forma zasielania e-mailu (priamo, kópia, skrytá kópia), užívatelia potvrdzujúci odoslanie, typ výstupu (HTML e-mail, TXT, resp. CSV príloha),  

• editácia textu automaticky vygenerovaného e-mailu, 

• sledovanie stavu vygenerovaných e-mailových správ (odoslaná, čaká na odoslanie, čaká na potvrdenie), 

• možnosť pridania prílohy zasielanej v notifikácií, napr. blahoželanie k narodeninám,  

• automatické generovanie e-mailov z na vybrané e-mailové adresy, 

• definovanie podmienky na kontrolu len určitej skupiny zamestnancov v spoločnosti (napr. sledovanie blížiaceho sa konca platnosti školení len u zamestnancov z konkrétneho strediska, ...). 

Príprava zamestnancov 

• evidencia plánu vzdelávania a ďalších požiadaviek na vzdelávanie, 

• evidencia vzdelávacích aktivít (typ školenia, dátum konania, dátum platnosti, zoznam účastníkov, náklady, hodnotenie, efektívnosť, ...), 

• evidencia preukazov, 

• evidencia vzdelávacích organizácií (kontakty, oblasti spolupráce, hodnotenia, ...), 

• evidencia oblastí vzdelávania a typov školení, 

• možnosť ukladania príloh ku preukazom zamestnanca, vzdelávacím aktivitám alebo vzdelávacím organizáciám. 

• automatické generovanie plánov vzdelávania z titulu pracovného miesta, 

• automatické generovanie plánov pre cyklické vzdelávacie aktivity, 

• organizovanie, prehľad a vyhodnocovanie vzdelávacích aktivít (účastníkmi, resp. ich nadriadenými), 

• plánovanie nákladov a rozpočtov na oblasti, strediská, resp. iné kategórie a porovnanie so skutočným čerpaním, 

• kopírovanie plánov aj vzdelávacích aktivít, 

• automatická aktualizácia platnosti preukazu po absolvovaní VA, 

• automatické e-mailové notifikácie o blížiacom sa konci platnosti školení u zamestnancov, 

• automatické e-mailové pozvánky na školenia (s možnosťou zápisu kalendárnej udalosti v poštových programoch Outlook, Gmail, Lotus,...), 

• upozornenie na blížiaci sa termín školenia (pre organizátora školenia), 

• hodnotenie vzdelávacích organizácií, 

Bezpečnosť pri práci 

• evidencia rizikových faktorov a rizikových pracovných miest, 

• evidencia aktivít súvisiacich s BOZP (kontrolné činnosti, merania, revízie), 

• evidencia úrazov a ich príčin, 

• evidencia chorôb z povolania, 

• prehľady lekárskych prehliadok súvisiacich s BOZP (evidovaných v module Sociálna starostlivosť) a prehľady školení súvisiacich s BOZP (evidovaných v module Príprava zamestnancov). 

• sledovanie nárokov na rekondičné pobyty podľa počtu odpracovaných dní / mesiacov / pracovných zmien / ..., 

• prideľovanie OOPP zamestnancov z titulu pracovného miesta, hromadné prideľovanie OOPP, 

• kontrola platnosti pridelených OOPP s možnosťou automatickej e-mailovej notifikácie (v kombinácii s modulom Komunikácia) o blížiacom sa dátume exspirácie, 

• kontrola minimálnej skladovej zásoby OOPP s možnosťou automatickej e-mailovej notifikácie (v kombinácii s modulomKomunikácia) o blížiacom sa vyčerpaní skladovej zásoby, 

Adaptácia zamestnancov 

• evidencia zamestnancov zaradených do adaptačného procesu, 

• evidencia tútorov, 

• evidencia stupňov hodnotenia, 

• evidencia hodnotiacich hárkov, 

• evidencia šablón hodnotenia. 

• tvorba plánov adaptačného procesu pre pracovné miesta, 

• individuálne plány adaptácie, 

• možnosť naviazať plnenie krokov adaptácie na predchádzajúce a ich následné hodnotenie, 

• vyhodnotenie adaptačného procesu.