Usporiadajte si dokumenty a dosiahnite väčšiu firemnú produktivitu

Prečo M-files?

• Celosvetový líder pôsobiaci vo viac ako 100 krajinách. 
• 294 % návratnosť vynaložených investícií. 
• Konica Minolta je certifikovaným partnerom M-Files pre implementáciu M-Files u zákazníkov v Českej republike, na Slovensku, ale aj v celej Európe. 

Automatizácia každodenných činností

M-Files umožňuje automatizovať každodennú prácu a tým vám uľahčovať sledovať úlohy, termíny, alebo procesy. Využíva sa na to M-Files WorkFlow. Pri jednotlivých procesoch nemusíte dokumenty nikam posielať. Každý, kto je zahrnutý do procesu, dostane súčasne aj odkaz na príslušný dokument.  Môžete tak ľahko dodržiavať firemné smernice a predpisy a spoľahnúť sa na M-Files, aby sa postaral o auditnú stopu.  

Aké agendy je možné pomocou M-Files spravovať?

• Evidencia majetku – počítače, licencie SW, zápožičky; 
• Správa vozového parku - servisné prehliadky, tankovanie, poistky; 
• Evidencia zmlúv, faktúr, objednávok, cenníkov, kalkulácií, obchodných prípadov; 
• HR agenda - dovolenky, dochádzka, pracovné výkazy; 
• Mediálne kampane; 
• Zápisy z porád a ďalšie. 

Metadáta pre efektívnejšie vyhľadávanie dokumentov

Práca s dokumentmi v rámci Document Management systému M-Files funguje na princípe metadát. V praxi nie je potrebné vyhľadávať podľa názvov súborov v klasických priečinkoch, ale k dokumentom je možné pristupovať podľa mnohých parametrov, ako je meno klienta, typ projektu, dátum dokončenia či konkrétna časť textu. Umožňuje tak organizovať a zobrazovať informácie v závislosti od potrieb konkrétneho užívateľa a  od jeho aktuálnych požiadaviek. Ide o to, čím dokument je, kto potrebuje informácie, ktoré nesie! Dokument nie je potrebné hladať! Ide o jeho KONTEXT,  
nie umiestnenie!  

Automatické evidencie verzií dokumentov

Vo väčšine firiem sa verzia dokumentu ukladá do názvu súboru. Takýto spôsob označenia je jednoduchý. Jeho nevýhodou je to, že pre každú verziu vzniká samostatný dokument. Taktiež nie je isté, či každý zamestnanec dodrží pravidlá označovania verzie dokumentov. Systém M-Files na to ide inak. Ten eviduje verzie automaticky a používateľovi poskytne vždy tú poslednú. Rovnako máte prehľad všetkých predchádzajúcich verzií podľa dátumu úprav, informácie o autoroch a ich komentároch.  

Využívame umelú inteligenciu na klasifikáciu a usporiadanie všetkého podľa obsahu a zobrazenie informácií v kontexte toho, čo hľadáte. Takže si už nikdy nemusíte pamätať, kde je súbor uložený alebo ktorá verzia dokumentu je tá správna! 

Prepojenie oddelených dát

Softvér M-Files pomáha podnikom spravovať, zdieľať a triediť dokumenty. Slúži aj na automatizáciu firemných procesov. Umožňuje vytvoriť jednotné zobrazenie všetkého obsahu bez nutnosti migrácie a bez ohľadu na to, kde je daný dokument uložený. Či už je to SharePoint, Teams, Salesforce, alebo Google Workspace.  Prepojenie dát od ostatných firemných aplikácií umožňuje vytvorenie M-Files Digital WorkPlace. Je to jedno miesto, odkiaľ užívatelia majú prístup ku všetkým firemným informáciám.   

Systém chráni dáta i know-how

Prístupové práva do softvéru M-Files sú dynamické. Tie sa automaticky menia, keď vo vašej firme dôjde k organizačným zmenám. Systém chráni vaše know-how pred ukradnutím alebo zneužitím. M-Files tak zabezpečuje, že dokumenty sú k dispozícii ľuďom, ktorí ich potrebujú a neprístupné, či dokonca neviditeľné pre tých, ktorí nemajú oprávnenie. Prístupové práva je možné definovať na základe metadát. A to nielen pre konkrétne osoby, ale aj projekty či stavy dokumentov.

M-files je pripravený na integráciu so softvérmi tretích strán

Integrácia so softvérmi tretích strán má niekoľko dôležitých výhod a je kľúčovým aspektom v modernom informačnom technologickom prostredí. Dôvody, prečo je integrácia so softvérom tretích strán dôležitá sú Zlepšenie efektivity a produktivity, Zabezpečenie jednotnej verzí informácií, Rýchlejšia reakcia na zmeny, Rozširovanie funkčnosti, Využitie najnovších technológií. Klasickým príkladom integrácie so softvérmi tretích strán je digitálne podpisovanie z zmlúv, faktúr, preberacích protokolov a pod. M-Files zabezpečí v jednom plynulom workflow tvorbu, revidovacie a schvaľovacie procesy, ktoré zakončí digitálnym podpisom a distribúciou podpísaného dokumentu do podnikových oddelení, ktoré potrebujú tento podpísaný dokument k svoje práci. Prostredníctvom M-Files viete kontrolovať status dokumentu, napríklad si pozrieť či faktúra už bola zaplatená bez potreby vstupovať do účtovného softvéru. Celkovo je integrácia so softvérmi tretích strán dôležitým nástrojom pre moderné podniky, pretože umožňuje lepšiu správu informácií, zvyšuje efektivitu a poskytuje organizáciám konkurenčnú výhodu.