Pre rad menších i väčších firiem, ktoré majú obmedzené interné zdroje IT a odborníkov na zaškolenie, sa často adopcia Microsoft 365 podceňuje a môže byť náročná. V týchto inovačných projektoch je kľúčové zapojenie tak samotných používateľov, ako aj IT a manažmentu. Ak je to aj vaša skúsenosť, možno vám bude týchto 5 najčastejších prekážok na ceste k maximalizácii výhod Microsoftu 365 povedomých. Nebojte sa, každý problém má aj svoje riešenie.
1. Očakávané zlepšenie sa nedostaví
Mnoho firiem zavádza Microsoft 365 s cieľom zlepšiť spoluprácu a komunikáciu ich zamestnancov, či už pracujú v kancelárii, v rôznych prevádzkach, doma alebo na cestách.
Často sa však stretávajú s problémami, ako je nepochopenie možností a prínosov danej technológie, čo môže byť spôsobené nedostatočným zaškolením. V dôsledku toho sa očakávané zlepšenie nemusí dostaviť a jednotlivé pracovné postupy zostávajú neefektívne.
- Riešenie: Outsourcing adopcie externému partnerovi, ako je napríklad Konica Minolta, vám prinesie overené postupy a potrebnú expertízu, ale aj individuálny prístup, uvoľní vaše IT kapacity a zabezpečí hladký priebeh projektu s dosiahnutím očakávaných prínosov.
2. Kybernetická bezpečnosť a ochrana dát
Aj napriek širokej škále bezpečnostných nástrojov Microsoft 365 môže nesprávne navrhnutá architektúra a konfigurácia dostupných nástrojov zvýšiť bezpečnostné riziko a zraniteľnosť IT infraštruktúry. Napríklad správa a zabezpečenie koncových bodov, užívateľských identít a informácií je často nedostatočná.
- Riešenie: Konica Minolta vie pomôcť s konfiguráciou platformy v súlade s vašimi bezpečnostnými politikami a predpismi a v súlade s aktuálnymi medzinárodne uznávanými štandardmi typu NIS2 či ISO27001.
3. Tlak neustálych aktualizácií a výzva pre IT
Aj veľké firmy s vlastnými IT oddeleniami majú problém udržať krok s rýchlym tempom vývoja Microsoft 365. Neustále aktualizácie znamenajú, že IT tímy musia venovať značné úsilie na správu systému, čo môže negatívne ovplyvniť ich ďalšie činnosti a používatelia sa nemusia dozvedieť o nových užitočných funkciách a ich využívanie môže byť zbytočne oneskorené.
- Riešenie: Je potrebné mať definované, ktoré nové funkcie sú pre vašu firmu najdôležitejšie a zostaviť plán ich aktualizácií. Ďalej sa pravidelne venovať vzdelávaniu zamestnancov, a to aj na úrovni IT.
4. Bariéry používateľov a návrat k skorším postupom
Aj keď IT tím implementuje nové funkcie, používatelia často nemajú dostatočné znalosti o ich využití. Mnohí z nich sa cítia zavalení množstvom informácií a dávajú prednosť starým spôsobom práce. Nedostatočná adopcia Microsoft 365 na úrovni jednotlivcov i celých tímov môže brániť plnému využitiu potenciálu tejto platformy. Môže viesť k neefektívnej komunikácii, nižšej produktivite práce a v konečnom dôsledku aj k mareniu investície firmy.
- Riešenie: Kľúčom k úspešnej adopcii je prispôsobenie pracovných postupov potrebám jednotlivých tímov, motivovanie všetkých používateľov k využívaniu Microsoft 365 a poskytovanie technickej podpory.
5. Nováčikovia bez znalostí Microsoft 365
Možno sa vám podarilo zhromaždiť dostatok prostriedkov na školenie zamestnancov pri prvom zavádzaní Microsoft 365. Sú však stále k dispozícii na školenie nováčikov? Ak nie, chýbajúce školenie Microsoft 365 pre nových zamestnancov môže negatívne ovplyvniť ich produktivitu a spokojnosť a viesť k vyššej fluktuácii.
Riešenie: Investícia do školenia nových zamestnancov sa oplatí. Je dôležité vytvoriť a udržiavať komplexný a kontinuálny program školení pre nováčikov, napríklad pomocou využitia online kurzov a nástrojov pre samoštúdium alebo pravidelných webinárov, v ktorých sa zamestnanci oboznámia s novinkami Microsoft 365.
Prečo si vybrať Konica Minolta?
- Sme držiteľmi označenia Microsoft Cloud Solutions Partner vo všetkých šiestich oblastiach, čím preukazujeme naše komplexné znalosti a skúsenosti s cloudovými riešeniami Microsoftu.
- Ponúkame profesionálne poradenstvo a implementáciu technológií, ktoré zodpovedajú špecifickým potrebám a cieľom každého zákazníka.
- Poskytujeme dlhodobú podporu, vrátane správy verzií Microsoft 365, školenia nových zamestnancov i vývoja nových riešení pre podporu špecifických pracovných postupov a firemnej komunikácie.
- V oblasti Power Platform Governance pomáhame vybraným zamestnancom vytvárať vlastné riešenia a aplikácie v súlade s aktuálnym trendom tzv. low-code developmentu a IT špecialistom pomáhame definovať pravidlá a vytvoriť prostredie pre tento úplne nový spôsob vývoja.
