M-Files Faktúry
Získajte kontrolu nad účtovnými dokladmi
Jednoduché a rýchle vyhľadávanie
Dôraz na bezpečnosť a dodržiavanie pravidiel
Zjednodušenie pracovných postupov
Dokument manažment systém (DMS) môže výrazne zjednodušiť a zefektívniť spracovanie faktúr vo vašej firme. Tu je niekoľko spôsobov, ako vám môže pomôcť:
- Automatizácia spracovania faktúr: DMS môže automaticky načítať faktúry zo zberných e-mailov alebo skenerov, čím eliminuje potrebu ručného prepisovania údajov.
- Optické rozpoznávanie znakov (OCR): Tento nástroj umožňuje rozpoznávanie údajov na faktúrach, čo uľahčuje ich vyťažovanie a archiváciu.
- Evidencia a archivácia: DMS umožňuje jednoduché a efektívne spravovanie a ukladanie faktúr, zmlúv a iných dokumentov. Dokumenty možno ľahko vyhľadávať a filtrovať podľa rôznych kritérií, ako je dátum, typ dokumentu alebo strana.
- Schvaľovanie a pracovné postupy: DMS môže automatizovať schvaľovacie procesy a pracovné postupy, čo zvyšuje efektivitu a znižuje čas potrebný na spracovanie faktúr.
- Integrácia s účtovnými systémami: DMS môže byť plne integrovaný s účtovnými systémami, čo umožňuje jednoduchú komunikáciu a export údajov medzi systémami.
Výhody DMS pri spracovaní faktúr:
- Úspora času: Automatizácia procesov, ako je načítanie, vyťažovanie a archivácia faktúr, výrazne znižuje čas potrebný na ich spracovanie.
- Zníženie chýb: Automatické rozpoznávanie a spracovanie údajov minimalizuje riziko ľudských chýb, ktoré môžu vzniknúť pri ručnom zadávaní údajov.
- Lepšia organizácia: DMS umožňuje efektívne ukladanie a vyhľadávanie faktúr podľa rôznych kritérií, čo zjednodušuje správu dokumentov.
- Zvýšená bezpečnosť: Elektronické ukladanie faktúr zabezpečuje lepšiu ochranu citlivých údajov pred stratou alebo neoprávneným prístupom.
- Jednoduché schvaľovanie: Automatizované pracovné postupy a schvaľovacie procesy zvyšujú efektivitu a znižujú čas potrebný na schválenie faktúr.
- Integrácia s inými systémami: DMS môže byť integrovaný s účtovnými a ERP systémami, čo umožňuje jednoduchú výmenu údajov a zlepšuje celkovú efektivitu.
- Zníženie nákladov: Automatizácia a zefektívnenie procesov vedie k zníženiu nákladov spojených so spracovaním faktúr.
Volá vám dodávateľ? Faktúra po splatnosti?
Už nemusíte obvolávať a naháňať všetky oddelenia vo vašej firme, prečo faktúra od dodávateľe nie je schválená, zaúčtovaná, preplatená, alebo stratená. Celú históriu faktúry vidíte na jeden klik. Máte tak auditnú stopu a dôkazy, kto, čo, kedy s dokumentom urobil, napr. aj vrátane poznámok, či komentárov pre lepší prehľad.
Duplicity? Preplácate faktúry 2 krát?
Bez prehľadného systému si duplicitu pri viacerých faktúrach všimnete len pozorné oko. Ak napríklad príde faktúra raz elektronicky a následne o týždeň emailom, často sa stáva, že firma ju preplatí 2X. Náš systém vás upozorní, keď budete chcieť zadať rovnakú faktúru 2x.
Automatizujte! Nedržte termíny a procesy v hlave.
Notifikácie pred dátumom splatnosti, pripomienky že faktúra čaká na vaše schválenie faktúry, doplnenie objednávky k faktúre. Nadlimitné schvaľovania – to všetko zvládne systém bez toho aby ste tieto procesy museli držať v hlave. Vaša účtovníčka vám poďakuje, ušetrí jej to kopu času a vám kopu chýb a vrátených emailov.
Faktúra pre audit? na jeden klik!
Potrebujete nájsť konkrétnu faktúru medzi tisícami ďalších? Jednoduché, už si nemusíte pamätať názov súboru – nájdite ho podľa toho čo si pamätáte – podľa dodávateľa, sumy, dátumu splatnosti alebo ďalších charakteristík. Už žiadne stratené faktúry či účtenky, všetko je digitálne archivované v centrálnom úložisku - v jednom mieste pravdy.
Bez ručného prepisu
Zabudnite na ručné prepisovanie údajov do účtovného systému. Systém dokáže údaje ako suma, dodávateľ, IČO, dátum splatnosti, sadzbu DPH a ďalšie údaje prepísať automatizovanie.
Podchyťte celý proces
Eliminujte chyby tým, že automatizujete celý proces. Faktúru pošlite na špeciálny email, na pozadí služba vyťaží údaje, vloží sa do systému a začne sa automaticky proces schvaľovania, podľa práv, typu faktúry, či sumy na faktúre. Schvaľujúci dostaávajú notifikácie Účtovné oddelenie účtuje až finálne schválené faktúry v archíve. Systém vás bude viesť aby ste na nič nezabudli, podobne ako keď nakupujete cez eshop.
A máš k faktúre objednávku?
Načo schvaľovať faktúru, pokiaľ už raz bola schválená objednávka? Ak sedí suma a služby na objednávke, väčšinou už nie je potrebné schvaľovať aj faktúru. Stačí faktúru spárovať s objednávkou, ktorá obsahuje celú históriu schvaľovania. Ušetríte si tak čas a celá história ostane prepojená.
